Al otro lado de la Red no siempre hay un «colega», ni a todos nos da igual «Estimado señor» que «¿Pasa majete?» Te enseñamos a escribir bien un mensaje y a no fallar.
[Extracto de artículo publicado en mayo de 2005]
Según algunas estadísticas, en el 2005 se espera que la media de correos electrónicos enviados diariamente supere los 36.000 millones (Fuente: IDC), unas cifras que seguirán creciendo y que dan una idea de lo importante que ya es este medio para la humanidad. La falta de una guía en su elaboración puede tener consecuencias dramáticas en los negocios y en la vida diaria (con demasiado frecuencia se sufre por el envío masivo de correo, la palabrería excesiva y los malentendidos derivados de una redacción descuidada o precipitada) por lo que se hace necesario seguir unas recomendaciones muy sencillas y rápidas de implementar que conseguirán aumentar la efectividad de los correos.
Las 7 grandes reglas para no fallar nunca
- Mi reino por una respuesta
Una respuesta antes de 24 horas es siempre efectiva, aunque sólo sea para acusar recibo del mensaje y decir que se contestará más tarde. De la misma forma será más que recomendable habilitar un mensaje de respuesta automática siempre que se vaya estar fuera de la oficina durante cierto tiempo (viajes, vacaciones, etc.). - El viejo truco del correo fantasma
Según las estadísticas, en el Reino Unido hasta un 11% de usuarios afirma haber utilizado alguna vez la excusa de no haber recibido un correo sólo porque no se le ha prestado la debida atención en su momento. Para evitar esto, lo mejor es contestar inmediatamente, aunque sólo sea para decir que “se está en ello”. - Si es urgente, llamar puede ayudar
De ser posible, conviene acompañar un correo urgente con una llamada telefónica ya que así se garantizará que el receptor recibe el mensaje, además de que permite entrar en detalles sobre lo que se necesita hacer, plazos que cumplir, etc. - Hay que ir al grano
Los correos han de ser claros y concisos, con mensajes directos de pocas líneas que vayan al quit de la cuestión (sin pecar con mensajes excesivamente crípticos). Una regla de tres dice que cuanto más largos son los mensajes, menos probabilidades hay de que estos sean leídos. - Copias sólo para quien realmente las necesite
Antes de reenviar copias de los correos a diestro y a siniestro hay que asegurarse de que estas van dirigidas a las personas afectadas directamente ya que de lo contrario este procedimiento puede ser muy molesto. Para obtener respuestas más rápidas es recomendable escribir directamente a cada individuo. - Cuidar la ortografía y las formas
Un correo con errores ortográficos o un lenguaje poco claro o demasiado directo puede resultar confuso y para muchos hasta molesto y ofensivo. Por ello, la formalidad y las “buenas maneras”, aunque sean a veces en exceso, son esenciales para obtener unos resultados positivos. - Evitar juicios precipitados
Algunos mensajes pueden, a primera vista, parecer ofensivos aunque tras un segundo vistazo revelen que no son más que el producto de una redacción precipitada y defectuosa. Esto puede generar una respuesta en el mismo tono, algo que hay que evitar a toda costa ya que los correos electrónicos se almacenan y una respuesta ofensiva o desconsiderada puede tener consecuencias desafortunadas.
Las 7 meteduras de pata más habituales
- No responder a los mensajes.
- Negar haber recibido un correo de alguien.
- Suponer que un correo urgente ha sido leído.
- Textos excesivamente largos.
- Reenvío de mensajes de forma indiscriminada.
- Faltas de ortografía y errores gramaticales.
- No utilizar un tono correcto y educado
Y unas cuantas curiosidades
- El 61% de los encuestados afirma que las decisiones comerciales se retrasan debido a correos electrónicos no respondidos.
- Un texto descuidado puede irritar y hasta suponer una falta de respeto para un 81% de los europeos, llegando a ser incluso causa de enfrentamientos.
- El 79% tiene que insistir para obtener respuestas a sus correos y el 25% debe hacerlo con más de la mitad de sus mensajes.
- Más de una quinta parte de los encuestados residentes en España teme volver a la oficina debido al correo acumulado durante su ausencia.
Velásquez Espinel, Nicolás (con Iñaki de la Torre: @inakidelatorre_). El Email Perfecto. Revista QUO, Nº 116, Mayo 2005, pág. 158-159
